Je bent ondernemer. Je levert mooie producten of levert fantastische diensten. Het moment van de afspraak, de offerte of het mondelinge akkoord is voorbij. Nu komt het cruciale stuk: de financiële afhandeling. Daarbij stuit je vaak op dat ene document dat soms voor verwarring zorgt: de proformafactuur. Wat is het precies? Wanneer zet je dit in? En hoe zorg je ervoor dat dit document jouw financiële stroom soepel laat verlopen?
Wat is een proformafactuur eigenlijk?
Laten we meteen duidelijk zijn. Een proformafactuur is géén echte, definitieve factuur. Zie het als een zeer gedetailleerde, bindende schatting. Het woord ‘proforma’ komt uit het Latijn en betekent ‘voor de formaliteit’. Het is een conceptfactuur die je stuurt voordat de daadwerkelijke levering of dienst heeft plaatsgevonden.
Waarom zou je dit doen? Vaak dient het ter bevestiging van de afspraken. Het geeft de afnemer, bijvoorbeeld een zakelijke klant of een inkoper in het buitenland, een kristalhelder beeld van de kosten. Dit is essentieel voor interne goedkeuringen. Voordat jouw klant de definitieve inkooporder plaatst, willen zij zekerheid over de prijsstelling en de goederentotalen. De proformafactuur biedt die zekerheid.
Het verschil met een offerte
Je vraagt je misschien af: lijkt dit niet heel erg op een offerte? Hier zit subtiel, maar belangrijk verschil. Een offerte is een uitnodiging tot het doen van een aanbod. De klant kan deze accepteren of afwijzen, of onderhandelen over de prijs. Een proformafactuur is daarentegen veel definitiever. Het weerspiegelt de reeds gemaakte afspraken.
Wanneer je een proformafactuur export stuurt, is de verplichting om te leveren en te betalen al veel sterker dan bij een algemene offerte. Het formaliseert de mondelinge of e-mailafspraken en dient als basis voor bijvoorbeeld het aanvragen van importvergunningen in het buitenland. Het is de financiële blauwdruk van de komende transactie.
Wanneer gebruik je een proformafactuur?
Er zijn verschillende situaties waarin dit document onmisbaar wordt. Door dit document correct in te zetten, voorkom je misverstanden achteraf. Je faciliteert jouw eigen betaalproces. Denk bijvoorbeeld aan de volgende scenario’s:
- Voorafgaand aan levering bij onbekende klanten: Als je voor het eerst zaken doet met een nieuwe afnemer, wil je misschien een deel van de betaling vooraf ontvangen. De proformafactuur bevestigt het bedrag dat je verwacht te ontvangen.
- Internationale handel en douane: Dit is misschien wel de meest voorkomende reden. Bij verzending naar het buitenland heb je vaak een proformafactuur nodig voor de douaneafhandeling. De douane gebruikt dit document om de waarde van de goederen te bepalen voor de berekening van invoerrechten en belastingen. Zonder dit document blijft jouw zending steken.
- Aanvragen van financiering of vergunningen: Soms moet een klant aantonen dat er een grote aankoop gepland is. De proformafactuur dient dan als bewijs van de toekomstige verplichting of inkoop.
- Installatie of maatwerk: Bij complexe projecten of maatwerkoplossingen wil je de kostenposten vooraf vastleggen. Dit voorkomt discussies over meerwerk achteraf.
De rol bij internationale transacties
Voor jou als ondernemer die de grenzen over gaat, is de proformafactuur voor douane cruciaal. Het is een officieel document voor de export. Het vermeldt duidelijk wat je exporteert, de hoeveelheid, de waarde en de Incoterms (de leveringsvoorwaarden). Dit helpt de importeur om de juiste formaliteiten te regelen bij hun eigen douaneautoriteiten. Je helpt jouw klant hiermee enorm. Denk eraan, een soepele douaneafhandeling met proformafactuur begint bij jouw nauwkeurigheid.
Hoe stel je een professionele proformafactuur op?
Hoewel het geen wettelijke factuur is (je hoeft er geen btw op af te dragen), moet je het document wel professioneel en compleet opmaken. Het moet jouw klant en eventuele overheidsinstanties de juiste informatie geven. Wat hoort er absoluut in jouw document te staan?
Essentiële elementen van jouw proformafactuur
Zorg ervoor dat de volgende punten niet ontbreken. Dit zijn de ankerpunten voor duidelijkheid: Voor een beter beeld kun je ook onze factuurvoorbeelden bekijken.
- Titel: Duidelijk vermelden dat het om een ‘Proformafactuur’ gaat. Dit voorkomt verwarring met de uiteindelijke factuur.
- Jouw gegevens: Jouw volledige bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en eventueel btw-nummer.
- Klantgegevens: De volledige naam en het adres van de ontvanger. Bij internationaal zakendoen is het Btw-nummer of EORI-nummer van de klant belangrijk.
- Datum en uniek nummer: Geef het document een eigen, uniek referentienummer en de datum van uitgifte.
- Gedetailleerde omschrijving: Beschrijf de producten of diensten nauwkeurig. Vermeld hoeveelheden, materiaalsoorten en specificaties.
- Prijsafspraken: Vermeld de eenheidsprijs en het totaalbedrag. Bepaal duidelijk of de prijzen inclusief of exclusief btw/belastingen zijn. Bij export vermeld je vaak de netto waarde.
- Leveringscondities: Gebruik Incoterms (bijvoorbeeld EXW, FOB, DDP) om aan te geven wie verantwoordelijk is voor transport en verzekering.
- Betalingsvoorwaarden: Specificeer wanneer je de betaling verwacht (bijvoorbeeld ‘Voorafgaand aan verzending’ of ‘Binnen 14 dagen na ontvangst’).
Wees transparant over de valuta als je internationaal handelt. Gebruik de ISO-code (EUR, USD, GBP) om onduidelijkheid over wisselkoersen te vermijden. Jouw duidelijkheid beschermt jouw inkomsten.
Wat gebeurt er na betaling?
Wanneer de klant de betaling voor de proformafactuur uitvoert, stuur je de goederen of lever je de dienst. Op dat moment, en niet eerder, stel je de definitieve, wettelijke factuur op. Deze definitieve factuur moet verwijzen naar de proformafactuur. Zo houd je een helder auditspoor. De definitieve factuur is het document waarop je de btw correct afdraagt of verlegt.
Veelgestelde vragen over de proformafactuur
Je hebt vast nog vragen over de praktische toepassing. Hieronder vind je antwoorden op de meest voorkomende hobbels.
Is een proformafactuur fiscaal aftrekbaar voor de ontvanger?
Nee. Een proformafactuur is geen btw-factuur. De ontvanger kan de kosten dus niet direct opvoeren voor de btw-aftrek. Dit gebeurt pas bij ontvangst van de definitieve, wettelijke factuur. Het document dient puur ter vastlegging en voor douanedoeleinden.
Moet ik btw op een proformafactuur vermelden?
Meestal niet, vooral bij internationale verzendingen. Je vermeldt de netto waarde. Als je een proformafactuur voor een aanbetaling stuurt binnen Nederland, moet je wel oppassen. Vooruitbetaalde btw (prepayment) is onder bepaalde omstandigheden wel btw-plichtig. Raadpleeg altijd de meest recente Belastingdienstrichtlijnen voor dit specifieke geval.
Wat is het verschil tussen een conceptfactuur en een proformafactuur?
De termen worden soms door elkaar gebruikt, maar een conceptfactuur is vaak een interne of informele versie van de definitieve factuur. De proformafactuur is specifieker bedoeld voor externe doeleinden, zoals douaneafhandeling of het verkrijgen van goedkeuringen voorafgaand aan de levering.
