Wie zijn facturen en administratie uit handen geeft, kiest niet alleen een dienstverlener maar ook een werkwijze. Het verschil tussen twee kantoren zit zelden in de prijs per uur; het zit in wat u zelf nog moet doen, hoe snel u antwoord krijgt en of er iemand meedenkt of alleen verwerkt.
1. Wie voert het werk uit?
Bij het kennismakingsgesprek zit vaak de eigenaar aan tafel, terwijl uw administratie daarna bij een medewerker terechtkomt. Dat is niet erg, maar vraag wie uw vaste contactpersoon wordt, hoe vaak dat wisselt en wie er meekijkt als er iets bijzonders speelt.
2. Welk pakket, en van wie is de data?
Veel kantoren werken met een eigen voorkeurspakket. Dat is efficiënt, maar het bindt u eraan. Vraag of u zelf toegang houdt, of u de gegevens kunt exporteren en wat er gebeurt als u ooit overstapt. Een administratie die alleen bij het kantoor bestaat, maakt vertrekken onnodig duur.
3. Wat zit er in de prijs?
Een vast maandbedrag klinkt overzichtelijk tot er iets buiten valt: een correctie over vorig jaar, een controle van de Belastingdienst, een extra vennootschap. Vraag om een opgave per onderdeel en om het uurtarief voor meerwerk, en leg vast wat er onder de vaste prijs valt.
4. Kennen ze uw branche?
Een kantoor met tientallen klanten in uw sector kent de gebruikelijke marges, de fiscale bijzonderheden en de subsidies die spelen. Dat scheelt uitleg en fouten. Vraag daarom niet hoeveel klanten ze hebben, maar hoeveel er in uw branche zitten. Wie dat voor meer soorten dienstverleners wil nagaan, kan per beroep nagaan waar u op moet letten voordat u een gesprek aangaat.
5. Wat spreekt u af over termijnen?
Leg vast wanneer u aanlevert en wanneer u iets terugkrijgt. De meeste irritatie ontstaat niet door fouten maar door stilte: stukken die weken blijven liggen, of een jaarrekening die pas in het najaar komt. Een afspraak van twee regels voorkomt dat.
Boekhouder, accountant of allebei
Voor de meeste kleine ondernemingen volstaat een goede boekhouder. Heeft u een controleplichtige jaarrekening, een financiering waarvoor cijfers worden opgevraagd of een complexe structuur, dan komt er een accountant bij kijken. De titels registeraccountant en Accountant-Administratieconsulent zijn wettelijk beschermd; boekhouder is dat niet. In het overzicht voor accountants en administratiekantoren staat dat verschil verder uitgewerkt.
Tot slot
Neem twee gesprekken in plaats van één, en stel bij allebei dezelfde vijf vragen. De verschillen die dan opvallen, zeggen meer dan welke offerte ook.
